10 функций microsoft outlook, которые облегчают работу с почтой

Возможности электронной почты

Почтовый ящик Майкрософт Outlook позволяет не только получать и отправлять письма. Это полноценный органайзер с большими возможностями для регулирования работы одного человека и целой группы. Платформу можно использовать:

• для постановки задач;
• документооборота;
• ведения списка контактных лиц;
• планирования мероприятий;
• создавать группы для совместной работы;
• вести дневник выполняемых действий и прочее.

Фильтрация спама

Некоторые пользователи получают рекламные рассылки, засоряющие почту и ухудшающие поиск входящей корреспонденции. Настройте фильтр спама в Аутлуке и избавьтесь от данной проблемы.

Дождитесь загрузки страницы и в блоке “Заблокированные” или “Надёжные” добавьте соответствующие контакты. Сделать это можно вручную или, выбрав из имеющегося списка, кликнув справа “Поиск в списке”.

Синхронизация папок в почтовом ящике

В настройках почтового сервиса Outlook можно синхронизировать папки других электронных ящиков. Для этого перейдите в раздел “Синхронизация почты” и заполните предложенную анкету.

Когда Вы нажимаете на кнопку “Другие учётные записи электронной почты”, то открывается дополнительное окно. В нём заполните следующие поля:

• Ваше имя для получателей писем;
• адрес синхронизируемого электронного ящика и пароль от него;
• выбрать вариант сортировки и хранения писем.

Файл данных, как изменить?

В некоторых ситуациях требуется сделать перенос файлов данных почтового ящика. Рассмотрим ситуацию, когда нужно изменить местоположение файла OST при формировании нового профиля Outlook.

1. Открыть на компьютере консоль от имени администратора. Для этого в левой части нажать на знак “Майкрософт” и в поисковую строку ввести “CMD”. В командную строку подвести курсор мыши и кликнуть на правую кнопку. В появившемся списке перейти в раздел “Запуск от имени администратора”.
2. В командной строке прописываем текст, где “d:\Mail” — это новое расположение папки с файлами Outlook.
3. Проверьте расположение файлов почтового ящика в указанном Вами месте.

В видеоинструкции описано пошаговое восстановление файлов в почтовом ящике Аутлук:

https://www.youtube.com/watch?v=C8An3PiKpTU

Группа контактов

Сервис “Группа контактов” в почтовом ящике Аутлук пригодиться в том случае, если нужно отправить сразу нескольким людям одно письмо. Удобная функция, экономящая Ваше личное время.

В левой части меню своего почтового ящика внизу раскройте раздел “Группа” и кликните по кнопке “Создать”.

В открывшемся окне в верхней строке нужно дать название создаваемой группе. Внизу можно дать краткое описание или пропустить этот шаг.

Выберите всех участников из списка контактов. Поиск можно осуществлять по имени или адресу электронной почты. Здесь также можно внести нового пользователя, указав вручную его адрес электронного почтового ящика.

OneDrive и другие службы почты Outlook

У персонального информационного менеджера Outlook есть почтовые службы, улучшающие качество хранения и обмена информацией между пользователями. При регистрации учётной записи Вы автоматически подключаетесь к ним:

1. OneDrive многим знакомо как SkyDrive. Компания Майкрософт решила в 2014 году переименовать данный сервис. Его основная задача — облачное хранение документов.
2. Skype. Непосредственно из почтового ящика Outlook можно совершать бесплатные видеозвонки или переписываться в чате. Иконка расположена в правой верхней панели.
3. OneNote или записная книжка. Она поможет записать важные мысли, информацию и Вы всегда сможете найти их быстро, просто открыв данный сервис.
4. В почтовом ящике можно создавать документы по шаблонам Word, Excel и пользоваться PowerPoint. Созданные файлы можно сразу же отправить выбранному контакту или рабочей группе. Это позволяет экономить время и помогает совместно работать над одним проектом.
5. ToDo — планировщик дня. Здесь отмечаются важные события, назначенные встречи, в том числе и Вам, устанавливаются задачи.
6. Электронный календарь. В него можно внести информацию о датах рождениях, встречах и прочее и установить время оповещения и возможность повтора. А также в нём отображается погода на ближайшие три дня.
7. Sway. Это приложение стало альтернативой использования PowerPoint. Он лёгкий в использовании и имеет более широкие возможности: элементы стори-теллинга и выразительные повествовательные функции. Для тех кто затрудняется с составлением презентаций есть 18 шаблонов.
8. Bing — поисковая система, разработанная Майкрософт.
9. MSN служба для отправки мгновенных сообщений. В арсенале расширенный выбор смайликов, возможность отправки голосовых и видеосообщений.

Для перехода в сервисы в левом верхнем углу нажмите на квадрат из точек и в открывшемся списке выберите нужную иконку:

Вопрос 2: не удается войти в почту, хотя логин и пароль правильные

Как правило, здесь с вероятностью в 90% можно утверждать, что проблемы со входом возникли именно в результате неправильного ввода логина и пароля. Несколько раз перепроверьте указываемые данные, уточните раскладку клавиатуры, активность клавиши Caps Lock и наличие пробелов. Возможно, вы недавно меняли пароль, но уже успели забыть об этом.

Если попытки входа так и не увенчались успехом, придется прибегнуть к процедуре восстановления доступа. Для этого на странице авторизации в почте Outlook вам потребуется сначала указать логин, а в месте, где требуется ввести пароль, щелкнуть по кнопке «Забыли пароль».

На экране отобразится страница, на которой вам поэтапно надо отвечать на заданные вопросы в зависимости от типа проблемы. Если в качестве запасных источников у вас были указаны мобильный телефон или иной адрес электронной почты, то с высокой долей вероятности вы сможете успешно восстановить доступ к странице.

Как оформить и написать письмо

Всегда в верхней строке присутствует кнопка создать. Она позволяет написать новое письмо, сразу после ее нажатия пользователь перейдет в окно создания.

Для начала следует выбрать то, кому предназначено отправление, дальше следует задать тему. Значки в самом письме позволят оформить его наилучшим образом. Первые три отвечают за выбор шрифта, дальше можно задать его размер, выбрать цвет, а также указать, какое именно выравнивание требуется. Предпоследний пункт отвечает за вставку картинок или других вложений, а последний поможет наилучшим образом отобразить эмоции.

• https://virtualniy-mir.ru/kak-vojti-v-pochtovyj-yashhik-outlook-com/
• https://composs.ru/outlook-pochta-vhod/

Как зарегистрироваться в системе Outlook.com

Этапы авторизации аккаунта outlook.com:

1. Нажать кнопку «Создать учетную запись».
2. Придумать уникальный адрес почты.

Если при создании адреса выскакивает ошибка, это означает, что такое имя уже кто-то использует. Чтобы закончить ввод, необходимо изменить логин или добавить к существующему буквы, цифры.

3. Выбрать поддомен (доступны outlook.com и Hotmail.com). И нажать кнопку «Далее».

4. Ввести пароль. Подтверждение регистрации происходит с помощью команды «Далее». При этом пользователь принимает условия пользовательского соглашения.

5. Написать личные данные (имя и фамилию).

6. Добавить сведения (страну проживания, дату рождения).

7. Подтвердить личность вводом капчи. На картинке появляются буквы и цифры, которые необходимо ввести в специальное поле. Завершается действие кнопкой «далее».

На этом создание электронной почты завершено. Пользователь попадает на «моя страница outlook.com». После первого входа в почтовый ящик, сервис предлагает совершить необходимые настройки: выбрать язык для работы, определить часовой пояс, украсить страницу новой темой, добавить подпись.

Как могут получить пароль?

Есть несколько вариантов того, каким образом злоумышленникам удается получить пароль от учетной записи пользователя:

Использование вредоносного ПО. В том случае, если вы пользуетесь программами, скачанными с непроверенных сайтов, в них может содержаться разное программное обеспечение, которое будет впоследствии постоянно записывать ваши нажатия клавиш или же искать сохраненные в вашем компьютере пароли.

Интернет-сайты. Бывают такие ситуации, когда злоумышленники взламывают сайт, вследствие чего получают сведения об учетной записи. После этого они могут проверить, использовался ли вами данный пароль повторно на каких-то других сайтах.

Фишинг. Получение паролей обманным путем – самый распространенный метод. Различными уловками пользователя вынуждают самостоятельно отправлять все личные данные.

Вход в систему с помощью учетной записи Microsoft

В случае подключения к компьютеру с помощью локальной учетной записи вы можете переключиться на учетную запись Microsoft разными способами. Быстро проведите пальцем от правого края экрана, коснитесь Параметры , а затем (если вы используете мышь, наведите указатель в правый нижний угол экрана, переместите указатель мыши вверх, а затем нажмите кнопку Параметры и Изменить настройки компьютера ).

Нажмите Учетные записи и выберите Ваша учетная запись , а затем нажмите ссылку Связать с учетной записью Microsoft . Может появиться запрос на проверку текущего пароля.

Затем выберите одну из следующих функций:

Совет : У вас есть дети? Создайте для каждого из них отдельную учетную запись , чтобы они могли работать в интернет, не меняя ваших настроек и не заходя в вашу почту.

В окне Настройка учетной записи

Файл → Сведения и нажмите кнопку Добавление учетной записи .

Выберите значение Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов и нажмите кнопку Далее .

Оставьте значение Электронная почта Интернета по умолчанию и нажмите кнопку Далее .

</ol>

Внимание. ru »

Другие настройки .

Перейдите на вкладку Сервер исходящей почты , включите опцию и выберите значение .

IMAP-сервер — 993 ;
SMTP-сервер — 465 .

Нажмите кнопку OK .

Добавить учетную запись

Синхронизируйте созданную учетную запись с сервером, чтобы получить список папок.

Откройте меню Файл → Настройка учетных записей , выберите учетную запись на вкладке Электронная почта и нажмите кнопку Изменить .

Нажмите кнопку Другие настройки и перейдите на вкладку Отправленные .

Установите значение Сохранять отправленные элементы в следующей папке на сервере и укажите папку Отправленные .

Запустите программу и нажмите в окне приветствия кнопку Далее .

В окне Настройка учетной записи Microsoft Outlook оставьте значение Да по умолчанию и нажмите кнопку Далее .

Если у вас уже настроена учетная запись Outlook и вы хотите добавить еще одну, откройте меню Файл → Сведения и нажмите кнопку Добавить учетную запись .

Выберите значение Ручная настройка или дополнительные типы серверов и нажмите кнопку Далее .

Выберите значение Протокол POP или IMAP и нажмите кнопку Далее.

Укажите следующие настройки учетной записи:

</ol>

Оставьте остальные параметры по умолчанию и нажмите кнопку Другие настройки .

Перейдите на вкладку Сервер исходящей почты , включите опцию SMTP-серверу требуется проверка подлинности и выберите значение Аналогично серверу для входящей почты .

Перейдите на вкладку Дополнительно . Выберите в пункте Использовать следующий тип шифрованного подключения значение SSL для IMAP- и SMTP-сервера. Укажите следующие параметры:

IMAP-сервер — 993 ;
SMTP-сервер — 465 .

Оставьте остальные параметры по умолчанию и нажмите кнопку ОК .

Чтобы завершить настройку учетной записи, нажмите в окне Изменить учетную запись кнопку Далее — будет выполнена проверка настроек учетной записи. Если проверка завершилась удачно, нажмите кнопку Готово . Если нет, убедитесь, что все параметры указаны корректно.

Настройка электронной почты на IPhone

Имея в наличии IPhone, процесс настройки и последующей синхронизации с Outlook чем-то похож на описанный выше способ, но вместе с этим существуют и отличительные особенности, поэтому владельцам IPhone полезно ознакомиться с практическим руководством, как настроить Outlook на IPhone.

Настройка учётной записи

Корпорация Microsoft подарила обладателям iPhone отличный и при этом совершенно бесплатный клиент для получения почты на iPhone. Этот клиент легко устанавливается и столь легко на нём осуществляются настройки.

Кликнув по меню «Настройки», вы должны выбрать пункт «Почта, адреса, календари», далее появится кнопка «Добавить», кликните по ней тоже.

Теперь появятся пустые поля, в которые вы должны ввести адрес электронной почты, а также действующий пароль.

В отдельных случаях iPhone может запросить ввести дополнительные сведения, к которым относятся домен, имя пользователя и сервера.

Ввести такие данные несложно, только важно разбираться, что собой представляют домен и имя сервера. Имя домена представляет собой часть электронного адреса, а, точнее, ту часть, которая находится после символа @

Имя пользователя также является частью электронного адреса, только первой частью, находящейся до символа @

Имя домена представляет собой часть электронного адреса, а, точнее, ту часть, которая находится после символа @. Имя пользователя также является частью электронного адреса, только первой частью, находящейся до символа @.

Имя сервера составляется путём соединения слова «outlook» и имени домена, между которыми ставится точка.

После введения всех запрашиваемых данных нажмите кнопку «Вперёд». Теперь ваше мобильное устройство запросит, как синхронизировать IPhone с Outlook.

Вам остаётся выбрать тип данных для синхронизации, по умолчанию синхронизируются контакты, электронная почта и календарь.

В отдельных случаях мобильное устройство может запросить создать и ввести секретный код, последуйте этим рекомендациям и выполните эти требования.

Установка и настройка Аутлука на Айфоне так же не доставит проблем

В версиях приложения для IPhone внедрена функция поиска и фильтра прочитанных, непрочитанных писем, отмеченных, как представляющих особую важность, а также сопровождающихся вложениями. Также клиент для iPhone поддерживает PUSH-уведомления

Итак, установить почтовое приложение на своём мобильном устройстве, а впоследствии осуществить синхронизацию контактов, календаря и сообщений сможет каждый пользователь. Такие манипуляции будут не напрасны, они будут способствовать постоянной осведомлённости пользователя, принятию быстрых решений и успешному продвижению по карьерной лестнице.

Интерфейс

Интерфейс почтового клиента Outlook довольно просто и интуитивно понятный, он также схож с интерфейсами базарных версий почтовых клиентов. Сейчас мы опишем основные составляющие интерфейса и его возможности.

Начнем с панели с левой стороны окна. В нижней её части расположены 4 иконки, которые откроют вам «Почту», «Календарь», «Контакты» и «Заметки». Основным разделом является почта, при выборе следующего раздела будет открываться его интерфейс.

Выше расположены списки основных разделов с разделенными папками для удобства работы с почтой. Первый список — «Избранное», в нем можно просмотреть общую папку писем для всех подключенных почтовых ящиков. При необходимости этот список можно свернуть.

Под списком «Избранное» находится список папок «Файла данных Outlook». Изначально все содержащиеся в нём папки должны быть пусты. Туда будут дублироваться сообщения со всех подключённых ящиков, но только свежие: те сообщения, что были в ящике до его регистрации системе в Outlook, в этот список не попадут. Если вы хотите перенести старые сообщения в этот список, это можно будет сделать вручную.

Ниже будут находится разделы с папками входящих и исходящих писем всех других подключенных электронных ящиков. Все отправленные и принятые сообщения будут хранится в файлах данных программы Outlook.

При выделении одной из папок из левой панели, справа от нее будет отображаться все содержимое этой папки, а именно перечень сообщений. Размеры таких панелей моно изменять, для этого достаточно будет навести курсор на границу и зажав левую кнопку мыши передвинуть его на нужное расстояние.

При выделении письма из центрально панели вы сможете отобразить его содержимое на панели справа. Тут вы увидите полную подробную информацию, а также тело электронного сообщения.

Для того, чтобы вы могли читать все входящие письма со всех почтовых ящиков сразу вам, стоит поместить все папки с входящими сообщениями в список «Избранное». Так вам не придется просматривать отдельно каждую папку входящих писем для каждого ящика, все письма будут приходить в одну папку. Для этого вам необходимо нажать правой кнопкой мыши по нужной папке и в выпавшем меню выбрать пункт «Показывать в избранном».

Если вам необходимо продублировать все старые сообщения, находящиеся в разных папках разных почтовых ящиков для того, чтобы читать все эти сообщения одним большим списком. Для этого нужно выбрать папку, из которой нужно продублировать сообщения, после этого выделить любое сообщение или нажать сочетание клавиш Ctrl+A, чтобы выделить все письма. После выделения нужных писем нажимаем правой кнопкой мыши на любое из выбранных и в выпавшем меню нажимаем на пункт «Переместить», далее «Копировать в папку…». После этих действий откроется окно, в котором вам нужно выбрать соответствующую типу сообщений папку и нажать ОК.

Как настроить электронную почту Аутлук?

Настройки учётной записи Аутлук необходимы при добавлении её в другое почтовое приложение. Для этого потребуются протоколы IMAP (входящая почта), POP (входящая почта) и SMT (исходящая почта).

Настроить по IMAP

Запустите программу и справа вверху перейдите в раздел “Файл”. На открывшейся странице перейдите по кнопке “Добавить учётную запись”.

На следующем этапе внизу поставьте отметку в строке “Ручная настройка и дополнительные типы серверов”.

Появится список, в котором нужно отметить строку “Протокол POP или IMAP”, а затем перейти к следующему шагу, нажав на кнопку “Далее”.

На следующем этапе указываем сведения о своём ящике Outlook:

• ввести имя, которое будет видно всем получателям писем;
• указать наименование ящика;
• в списке “Тип учётной записи” выбрать IMAP;
• указать сервер входящей и исходящей почты;
• ввести имя аккаунта в строке “Пользователь” (совпадает со строкой “Адрес электронной почты);
• указать пароль от учётной записи

Перейдите по кнопке “Другие настройки”.

В появившемся окне необходимо перейти во вкладку “Сервер исходящей почты”. Затем ниже отметьте строки “SMTP-серверу требуется проверка подлинности” и “Аналогично серверу для входящей почты”.

После переключитесь на вкладку “Дополнительно” и укажите тип шифрования SSL. Это позволит при блокировке провайдером портов использовать альтернативные способы.

Обратите внимание на используемые порты при подключении к сервису:

	шифрование SSL	без шифрования
IMAP	993	143
SMTP	465	587
POP3	995	110

Настроить по POP3

Если при работе с почтовым сервисом Вы планируете выход только с одного устройства, то в настройках нужно указывать порт POP3. Этапы аналогичны вышеуказанным, только в окне “Другие настройки” нужно выбрать “Тип учётной записи” POP3.

А также в окне “Других настроек” во вкладке “Дополнительно” проверьте, чтобы в строке POP3 стояло значение 995. А в поле SMTP числился номер 465.

Изменить настройки по SSL

Для настройки SSL шифрования в верхнем левом углу перейдите в “Файл” и в открывшемся окне кликните по кнопке “Настройки учётных записей”.

На следующем этапе дважды кликаем по наименованию выбранного почтового ящика.

Далее, в открывшемся окне нужно проверить строку “Тип учётной записи”. От этого будут зависеть дальнейшие настройки электронного ящика Outlook.

Если у Вас указан тип POP3, то переходим по кнопке “Другие настройки” и открываем вкладку “Дополнительно”. В открывшемся окне отмечаем “Требуется шифрованное подключение SSL”, а в строке “Использовать” устанавливаем SSL.

Если у Вас используется протокол IMAP, то переходим в “Другие настройки” и выбираем в открывшемся окне вкладку “Дополнительно”. В строках IMAP и SMTP установить в правой части тип подключения SSL.

Что нужно знать перед началом работы

• Предполагаемое время для завершения: 2 минуты.

• Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения. Чтобы узнать о необходимых разрешениях, см. запись «Параметры пользователей клиентского доступа» в разделе Разрешения функций в Exchange Online теме.

• Сведения о ярлыках клавиатуры, которые могут применяться к процедурам в этом разделе, см. в разделе Клавишные ярлыки для центра администрирования Exchange клавиатуры.

Совет

Возникли проблемы? Обратитесь за помощью к участникам форумов Exchange. Посетите форумы в Exchange Online или Exchange Online Protection.

Компоненты

Почта

Почта — это компонент веб-почты Outlook.com. Представление по умолчанию представляет собой представление с тремя столбцами с папками и группами слева, списком сообщений электронной почты в середине и выбранным сообщением справа.

Mail предлагает «виртуальную метлу», которая позволяет пользователям удалять или перемещать большое количество писем в указанные папки на основе информации об отправителе. После выполнения «развертки» пользователь может выбрать настройку Mail, чтобы запоминать параметры развертки и выполнять те же действия по перемещению или удалению для любых будущих электронных писем. Пользователи также могут настраивать собственные правила сообщений на основе информации отправителя или получателя, темы электронного письма или вложений в электронное письмо . Также есть возможность удалить / переместить сообщения, которые старше указанного количества дней, или сохранить только последнее сообщение от отправителя.

Быстрые просмотры позволяют пользователям фильтровать все электронные письма (во всех папках) по вложенным документам, прикрепленным фотографиям, помеченным сообщениям или обновлениям доставки. Фильтры в один клик позволяют пользователям фильтровать папку «Входящие» (или определенную папку) в зависимости от того, является ли сообщение электронной почты непрочитанным, из списка службы «Люди», списков рассылки группы или с веб-сайта социальной сети (а-ля LinkedIn ). Категории появляются в быстрых обзорах для облегчения доступа.

Календарь

Календарь в 2016 году

Веб-приложение Outlook для управления временем было впервые выпущено 14 января 2008 г. как Календарь Windows Live и было обновлено до версии «Wave 4» 7 июня 2010 г. Оно было обновлено с использованием дизайна Microsoft Metro с поэтапным развертыванием для пользователей. от 2 апреля 2013 г.

Календарь имеет интерфейс, аналогичный настольным календарным приложениям, таким как Windows Calendar , и поддерживает файлы iCalendar, позволяющие пользователям импортировать записи календаря в свои календари. Он использует технологию Ajax, которая позволяет пользователям просматривать, добавлять и перетаскивать события календаря с одной даты на другую, не перезагружая страницу, и имеет режимы просмотра дня, недели, месяца и повестки дня. Он также имеет функцию списка дел, чтобы пользователи могли отслеживать свои задачи, которые нужно выполнить.

События календаря хранятся в Интернете и могут быть просмотрены из любого места. Можно создавать и совместно использовать несколько календарей, обеспечивая разные уровни разрешений для каждого пользователя.

Люди

Служба управления контактами Outlook изначально была известна как «Контакты Windows Live», а до этого — «Люди Windows Live». Он предоставляет пользователям доступ к профилям и информации своих контактов, позволяя им делиться различной информацией с разными группами людей. Помимо адресной книги, People также предоставляет интегрированные услуги с социальными сетями, такими как и . В 2012 году сервис был переименован в свое текущее название, в котором был представлен новый интерфейс, основанный на языке дизайна Metro, который уже был представлен в Outlook.com.

Контакты обновляются автоматически в режиме реального времени, а служба позволяет удалять повторяющиеся записи контактов при импорте с помощью профиля . Пользователи также могут установить ограничения на то, какие части их контактных данных могут видеть другие.

Делать

To Do — это компонент управления задачами Outlook.com, представленный при переходе к инфраструктуре на основе Office 365.