Как изменить формат страницы в microsoft word: инструкция

Общая характеристика программы

Пользователи, использующие систему Windows и офисные приложения Office, работают с приложением MS Word. Текстовый редактор является одним из популярных средств для печати информации.

Основные задачи и возможности Word

На стадии формирования офисного пакета программ Microsoft Word разрабатывался как редактор, функциональнее обычного «Блокнота». Главным отличием Ворда стало введение новых литер с использованием графического режима. Такие особенности предоставили возможность вводить обычные и прописные буквы. Появилось множество шрифтов для текста, функция вставки картинок и сносок. Со временем Office модифицировался в серьезный инструмент для работы с большими текстовыми файлами, мультимедийными компонентами.

Возможности программы:

• применение шрифтов;
• поддержка всех языков;
• контроль орфографии, добавление новых слов в словари;
• проверка правописания, знаков препинания;
• форматирование введенной информации;
• использование шаблонов;
• корректура текста, его смена положения;
• установка параметров;
• распечатка документа;
• использование буфера обмена для копирования;
• импорт, передача данных;
• использование большой палитры цвета для текста или фона, заливки;
• поддержка вставки документов из остальных приложений (MS Excel, Access);
• работа с макросами, XML-документами, файлами PDF;
• специальный редактор формул;
• поддержка нескольких колонок на листе;
• работа с таблицами, диаграммами;
• автоматическое заполнение вторых форм;
• разные режимы отражения документов.

Редактор поддерживает вставку графических данных. Также в текст может добавляться звук или видеоролик. Ворд используется в качестве средства для формирования полноценных web-страничек с гиперссылками на основе языка HTML.

Word поддерживает почтовые клиенты Outlook, рассылает редактируемые или готовые файлы по локальной сети.

Ворд превратился из простого редактора текстов в серьезный инструмент для работы с форматами файлов с расширенной поддержкой web-дизайна и мультимедиа.

Программа Word позволяет решить задачи по корректировке, изменению и редактированию документа благодаря многопрофильному набору инструментов.

Принципы создания

Нажимая несколько раз Enter, невидимые строки спускают вниз. Образуется чистая область — новая страница. Также можно задать параметры на панели инструментов. Добавить страницу в Ворде можно, выбрав во вкладке «Вставка» окно «Пустая страница» и «Разрыв страницы». Используя меню, создается новая страничка в Word перед курсором мыши. Если текст располагался на одном листе, и указатель был в центре, то текст перед курсором останется на первой странице. Затем будет создана чистая страница, и на третьей расположится текст, находившийся после индикатора мыши.

Добавить лист в Ворде между страницами возможно аналогичным способом или переносом строк. Включив клавишу отображения скрытых знаков, можно увидеть, что для добавления нового листа использовался разрыв.

Применяя «Разрыв страницы», получают идентичный результат. Создают страничку, употребляя первый раз данный пункт для разрыва между текстом до и после курсора, затем для создания новой странички.

При написании курсовой или дипломной работы, доклада, деловой презентации необходим первый лист, в котором указывается дата, тема, аннотация, автор.

Можно вставить титульный лист в ворде, размещенный в начале документа независимо от расположения курсора. Для этого в меню выбирается раздел «Титульная страница» на вкладке «Вставка». Предлагаются стандартные готовые шаблоны из списка или создание новой обложки, которую можно оформить индивидуально.

Независимо от местонахождения мерцающего курсора, титульный лист всегда будет первым в текстовом документе. Если в работе имелась титульная страница, то при выборе другого варианта она заменяется на новую.

Добавить пустую страницу в Ворде можно, нажав левую клавишу мыши в начале, середине или конце текста. С одной странички осуществляется переход на другую нажатием двух клавиш одновременно. Пользователь зажимает горячие клавиши Ctrl и Enter или выбирает нужную команду.

В программе 2003 года открывают меню «Вставка» — «Разрыв», выбирают новый лист и нажимают ОК. В MS Word 2007 переходят на вкладку «Вставка» и нажимают нужный элемент. Можно создать несколько страниц, затем скопировать их или поменять местами.

Когда во время набора текста требуется немного свободного пространства, лучше вставить разрыв. Команда добавления новой пустой страницы создает чистый лист, а разрыв сдвигает в начало следующего листа строку, которая следует за местом разрыва.

Как конвертировать (сохранить) файл .doc/.docx в формат .odt

Microsoft Office Word 2000/XP/2003:

• выберите меню Файл -> Сохранить как…;
• в окне Сохранение документа выберите место хранения файла;
• в выпадающем списке Имя файла задайте интуитивно понятное имя файла;
• в выпадающем списке Тип файла выберите ODF TextDocument (*.odt) -> Сохранить;
• появится окно Microsoft Office Word с сообщением«*.doc может содержать форматирование, которое будет потеряно при преобразовании формат ODF Text Document.
  Сохранить документ в этом формате?», нажмите Да;
• файл .doc будет конвертирован и сохранен в формате .odt.

Microsoft Office Word 2007:

• нажмите кнопку Office -> Сохранить как;
• в окне Сохранение документа в выпадающем списке Имя файла задайте интуитивно понятное имя файла;
• в выпадающем списке Тип файла выберите ODF Text Document (*.odt; *.ott) -> Сохранить;
• появится окно Microsoft Office Word с сообщением«Некоторые свойства документа *.docx будут потеряны при преобразовании в формат ODF Text Document.
  Сохранить документ в этом формате?», нажмите Да;
• файл .docx будет конвертирован и сохранен в формате .odt.

Чтобы при открытии и сохранении файлов в Microsoft Office Word
не появлялись сообщения, типа«This file needs to be opened by the text converter,
which may pose a security risk if the file you are opening is a malicious file.
Choose Yes to open this file only if you are sure it is from a trusted source»
или«This file needs to be saved using the text converter.
If you are not the author of this file or if the file is not from a trusted
source, using this converter may pose a security risk. Click Yes to save this
file only if you are sure it is from a trusted source»:

нажмите Пуск -> Выполнить…;
в окне Запуск программы в текстовое поле Открыть введите regedit -> OK;
откроется окно Редактора реестра;

Microsoft Office Word 2002:

• откройте раздел ;
• создайте (меню Правка -> Создать -> Параметр DWORD)
  REG_DWORD-параметр DoNotConfirmConverterSecurity со значением 1;

Microsoft Office Word 2003:

• откройте раздел ;
• создайте (меню Правка -> Создать -> Параметр DWORD)
  REG_DWORD-параметр DoNotConfirmConverterSecurity со значением 1;

Microsoft Office Word 2007:

• откройте раздел ;
• создайте (меню Правка -> Создать -> Параметр DWORD)
  REG_DWORD-параметр DoNotConfirmConverterSecurity со значением 1;
• закройте Редактор реестра.

Примечания

Файлы в формате .odt меньше, чем в формате .doc (например, размер файла в формате .odt — 47,8КБ, а в формате .doc — 70,5КБ).
На основании личного опыта, рекомендую использовать Sun ODF Plugin for Microsoft Office только для открытия файлов .odt
При конвертировании файлов .doc/.docx в формат .odt иногда бывают сбои (например, файлы .odt не открываются после конвертирования).
Внимание! При работе с Редактором реестра Windows следует соблюдать осторожность, а то можно такого наредактировать, что придется переустанавливать операционную систему!..
21 мая 2008 г. Microsoft объявила о будущей поддержке ODF в Microsoft Office 2007, начиная с Service Pack 2.

Многократное копирование формата

Кнопка «Формат по образцу» предназначена для одноразового и многоразового копирования форматов ячеек. Очень часто приходится несколько раз подряд копировать форматы таблиц. Например, если они расположены на многих листах. Допустим, у нас такие таблички будут на каждом листе. Для комфортного решения данной задачи выполняем следующие действия:

1. Выделяем столбцы B:H. Но на этот раз не просто выбираем, а делаем двойной щелчок по кнопке со щеточкой инструмента для копирования форматов.
2. Периодически переходим на каждый лист и выделяем столбцы B:H.

Заметьте, благодаря двойному щелчку по кнопке после каждого выделения ячеек (копирования формата) инструмент остается активным. Наверное, поэтому у формата по образцу Excel нет горячих клавиш. Об этом свидетельствует и щеточка возле указателя мышки. Она не исчезнет, пока инструмент не будет отключен пользователем.

Небольшой обзор маленькой, но полезной, функции текстового редактора Microsoft Word – «Формат по образцу». Благодаря ей, Вы сможете применять один выбранный стиль к другим фрагментам текста. Возьмите на заметку!

Форматы файлов, поддерживаемые в Word

В следующей таблице перечислены форматы файлов, поддерживаемые в Word, с сортировкой по расширению.

Расширение
Имя формата файлов
Описание
DOC
Документ Word 97–2003
Двоичный формат файлов Word 97–2003.
DOCM
Документ Word с поддержкой макросов
Формат файлов на основе XML с поддержкой макросов для Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007. Сохраняет макрокод Visual Basic для приложений (VBA).
DOCX
Документ Word
Формат файлов по умолчанию на основе XML для Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007.
DOCX
Документ Strict Open XML
Соответствует профилю Strict стандарта Open XML (ISO/IEC 29500). Данный профиль Open XML не допускает использования набора компонентов, разработанных специально для обеспечения обратной совместимости с существующими двоичными документами, как указано в части 4 стандарта ISO/IEC 29500.
DOT
Шаблон Word 97–2003
Шаблон для файлов Word 97–Word 2003.
DOTM
Шаблон Word с поддержкой макросов
Шаблон для создания новых файлов Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007, содержащих макросы. Этот формат файлов следует использовать пользователям, которые хотят включить настройки пользовательского интерфейса или макросы в шаблон.
DOTX
Шаблон Word
Шаблон для создания новых файлов Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007, не содержащих макросы.
HTM, HTML
Веб-страница
Веб-страница, которая сохраняется в виде папки, содержащей файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, каскадные таблицы стилей, сценарии и другие. Хорошо подходит для публикации на сайте или редактирования в Microsoft Office FrontPage или другом HTML-редакторе.
HTM, HTML
Веб-страница с фильтром
При сохранении данных в формате файлов «Веб-страница с фильтром» удаляются теги, связанные с Microsoft Office. Если пользователь сохраняет данные в формате HTML с фильтром, а затем повторно открывает этот файл в приложении Office, текст и внешний вид содержимого сохраняются. Однако некоторые компоненты могут работать иначе.
MHT, MHTML
Веб-страница в одном файле
Веб-страница в виде одного файла, содержащего файл HTM и все вспомогательные файлы, такие как изображения, звуковые файлы, каскадные таблицы стилей, сценарии и другие.
ODT
Текст OpenDocument
Формат файлов для сохранения файлов Word 2019, Word 2016 и Word 2013, чтобы их можно было открыть в приложениях для работы с документами, использующих формат OpenDocument. Пользователи также могут открывать документы формата ODT в Word 2019, Word 2016 и Word 2013. После сохранения и открытия файлов ODT форматирование может быть потеряно.
PDF
PDF
PDF (Portable Document Format) — основанный на PostScript электронный формат файлов, разработанный компанией Adobe Systems. В этом формате сохраняется форматирование документов и можно обмениваться файлами с другими пользователями. Файлы в формате PDF можно сохранять и открывать с помощью Word 2019, Word 2016 и Word 2013

Важно! PDF-файлы могут соответствовать оригиналу не полностью. Например, разрывы страниц могут находиться в других местах.
RTF
Форматированный текст
Формат RTF управляет представлением и форматированием документа как на экране, так и при печати

Документы в формате RTF, созданные в разных операционных системах и приложениях, можно переносить между ними.
TXT
Обычный текст
Когда пользователи сохраняют документ в виде TXT-файла, все форматирование теряется.
.wps
Документ Works 6-9
Это формат по умолчанию для файлов Microsoft Works версии с 6.0 по 9.0.
XML
XML-документ Word 2003
Формат XML, поддерживаемый в Office Word 2003.
XML
XML-документ Word
Формат файлов XML, поддерживаемый в Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Office Word 2007 (Open XML).
XPS
Документ XPS
XPS (XML Paper Specification) — формат файлов, который сохраняет форматирование документа и обеспечивает совместное использование файлов. При просмотре XPS-файла через Интернет или при его печати сохраняется именно тот формат, который задумывал пользователь, а изменение данных в файле требует усилий и навыков. Для сохранения документов в формате XPS можно использовать Word 2019, Word 2016 или Word 2013, но такие документы невозможно открывать с помощью Word 2019, Word 2016 или Word 2013.

Устранение неполадок

Проблемные проблемы с открытием DOC-файлов

Apache OpenOffice отсутствует

При попытке загрузить DOC-файл появляется сообщение, например «Не удается открыть DOC-файлы». Обычно это связано с тем, что у вас нет Apache OpenOffice для %%os%% установлен. Вы не сможете дважды щелкнуть, чтобы открыть свой DOC, так как ваша ОС не знает, что с ним делать.

Совет. Если у вас установлена другая программа, которая, как вы знаете, откроет ваш DOC, вы можете выбрать ее из других перечисленных программ (см. «Показать приложения»).

Установлена неправильная версия Apache OpenOffice

Файл Microsoft Word Document (before The 2007 Version) несовместим с Apache OpenOffice, поскольку возможно, установлена неправильная версия. Загрузите последнюю версию Apache OpenOffice с веб-сайта Apache Software Foundation, чтобы убедиться, что у вас установлена правильная версия. Большую часть времени файл Microsoft Word Document (before The 2007 Version) был создан более новым Apache OpenOffice, чем то, что вы установили.

Совет . Исследуйте DOC-файл, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Свойства», чтобы найти подсказки о том, какая версия вам нужна.

Сводка. Наличие правильной версии Apache OpenOffice на компьютере может вызвать проблемы с открытием DOC-файлов.

Вы по-прежнему можете испытывать ошибки при открытии DOC-файлов даже с последней версией Apache OpenOffice, установленной на вашем компьютере. Могут возникнуть и другие проблемы — не связанные с программным обеспечением — мешающие вам открывать DOC-файлы. К числу дополнительных факторов относятся:

Основы форматирования по образцу

В упрощенном виде инструмент Формат по образцу используется следующим образом.

1. Выделите ячейку, форматирование которой хотите скопировать.
2. Выполните команду Главная → Буфер обмена → Формат по образцу . Указатель мыши станет похожим на кисть, напоминая, что начинается работа в режиме Формат по образцу — см. рисунок 1.
3. Нажав кнопку мыши, выделите другой диапазон.
4. Отпустите кнопку мыши, и исходное форматирование будет скопировано.

На втором этапе работы можно щелкнуть правой кнопкой мыши на выделенной ячейке и выбрать из контекстного меню пункт Формат по образцу .

Обратите внимание: эта команда зависит от мыши. Форматирование по образцу не может быть выполнено с клавиатуры

Современные форматы «вордовских» документов

Даже бесплатные современные редакторы документов умеют корректно работать с DOCX

Кроме того, сложности могут возникнуть даже при использовании разных версий офисного пакета Майкрософт. Дело в том, что начиная с версии Word 2007 года документ по умолчанию сохраняется с расширением не doc, а docx. Поэтому если установлен пакет офиса, выпущенный ранее, то необходима конвертация для устаревших версий. Конверторы для обеспечения совместимости предлагаются самой компанией Майкрософт (Microsoft Office Compatibility Pack), так что обычно при открытии docx, например, в версии Ворд 2003, сложностей не возникает, но при этом может потеряться часть данных форматирования и возможностей редактирования.

Компания Майкрософт была вынуждена пойти на изменение формата Word под давлением международных организаций, которые требовали подвести его под какие-либо стандарты. Был выбран вариант, основанный на языке разметки XML, который часто используется в документах интернет. Документ с расширением docx имеет некоторые преимущества перед устаревшим форматом, в частности, меньший вес, что имеет значение при передаче документа через интернет. Поэтому при ограниченных скоростях передачи данных пользователям имеет смысл использовать более современный формат Word.

Оформление заголовков и подзаголовков

По межгосударственным стандартам названия частей работы располагаются посередине строки, в конце предложения не ставится точка. И сверху, и снизу главы и более мелкие части разделяются тройным интервалом. Все настройки по отступам заголовков и подзаголовков доступны в контекстном меню.

Подробнее: Делаем заголовок в документе Microsoft Word

При написании работы необходимо соблюдать ряд условий:

• нумерация разделов и подразделов происходит по всему документу;
• недопустимо оставлять пустые строки вместо заглавия;
• заголовок нумеруется по порядку, подзаголовок включает номер главы и порядковый номер;
• точки не проставляются после нумерации частей;
• если заглавие раздела состоит из двух частей, между ними ставится точка;
• обозначение каждого пункта пишется с новой строки и с большой буквы (иногда допускается написание заголовков прописными буквами);
• перенос слов запрещен;
• в нумерацию разделов не включаются введение, заключение, список литературы.

Согласно требованиям ГОСТ каждый раздел начинается с новой страницы, т.е. вставляется разрыв. Это необходимо для того, чтобы отделить одну часть от другой, а также чтобы редактирование информации не привело к беспорядку в нижестоящем тексте. Разрыв, выполненный инструментами Word, позволяет сместить на одну страницу целый блок, в отличие от некорректного оформленного документа (когда разрыв выполняется через нажатие на Enter), где смещение происходит на произвольный интервал.

Работа со стандартными форматами

Первый вариант настройки подразумевает работу со стандартными форматами. Всё реализуется достаточно просто и быстро. Нужно лишь внимательно читать инструкцию:

• Запустите текстовый документ, с которым хотите начать работу.
• Теперь вам необходимо открыть вкладку под названием «Макет». Она располагается в меню горизонтального типа. Оно находится в верхней части страницы.
• Нужно открыть настройки блока «Параметры страницы». Для этого кликните по стрелке в нижнем правом углу.

• Перед вами отобразится небольшое окно для реализации всевозможных настроек. Вам необходимо перейти во вкладку «Размер бумаги». После этого найдите блок информации с одноименным названием. Есть строка со стрелкой справка, которая направлена вниз. Кликните по ней, чтобы отобразился перечень. После этого укажите формат А3.
• Кликните на «ОК», чтобы все изменения применились и вступили в силу.

Теперь вы знаете, как сделать формат А3 в Ворде. В результате всего лишь нескольких простых манипуляций удастся получить листы желаемого размера. Начинайте взаимодействие с ними, заполняйте той или иной информацией и так далее.

Как в Word изменить цвет текста

Цвет текста часто изменяют для расстановки акцентов и выделения важных отрезков, терминов. Выделите нужный участок и нажмите стрелку возле кнопки «Цвет текста».

Можете выбрать цвет из предложенной палитры. Если вы используете цвета темы, при изменении темы, цвет текста тоже изменится. Это удобно. При наведении на цвет в палитре, текст будет окрашиваться для предварительного просмотра.

Если предложенных цветов недостаточно, нажмите «Другие цвета…» чуть ниже палитры. В открывшемся окне на вкладке «Обычные» можно выбрать из более широкого списка цветов.

Или на вкладке «Спектр» задать произвольный цвет, кликнув по нему мышью. Там же можно задать вручную соотношение RGB (красного, зеленого и синего).

Интересный эффект может дать применение градиентного цвета текста, но я в своей практике его ни разу не применил. Чтобы задать градиент, выберите цвет и нажмите «Градиентная» под палитрой. Выберите один из вариантов градиента.

Онлайн-преобразование ODT-файла в DOC

Что же делать пользователю, которому привычнее и удобнее работать с файлами не в ODT, а в DOC, с его возможностями и различными особенностями? На помощь придёт конвертирование с помощью онлайн-сервисов. В данной статье мы рассмотрим четыре различных сайта для преобразования документов с расширением ODT.

Способ 1: OnlineConvert

Самый простой в своей нагруженности и возможностях сайт с минималистичным интерфейсом и быстрой работой серверов для преобразования файлов. Он позволяет производить конвертацию почти из любых форматов в DOC, что делает его лидером среди подобных сервисов.

Для того, чтобы преобразовать ODT файл в расширение DOC, сделайте следующие шаги:

1. Для начала следует загрузить документ на сайт с помощью кнопки «Выберите файл», кликнув по ней левой кнопкой мыши и найдя его на компьютере, или же вставить на него ссылку в форму ниже.

Дополнительные настройки нужны лишь для того, если файл состоит из изображений. Они помогают распознать и преобразовать их в текст для последующей редакции.

После всех действий необходимо нажать на кнопку «Преобразовать файл» для перехода к формату DOC.

Когда конвертация документа завершится, его скачивание начнётся автоматически. Если же этого не произошло, необходимо нажать на ссылку, предоставляемую сайтом.

Способ 2: Convertio

Сайт полностью ориентирован на конвертацию всего и вся, что можно понять из его названия. Онлайн-сервис также не обладает какими-либо надстройками и дополнительными возможностями для преобразования, но зато делает всё очень быстро и не заставляет пользователя долго ждать.

Для конвертации документа выполните следующее:

1. Чтобы начать работу с файлом, загрузите его на сервера онлайн-сервиса с помощью кнопки «С компьютера» или же воспользовавшись любым из представленных способов(Google Drive, Dropbox и URL-ссылка).

Для конвертации файла, после его загрузки, необходимо выбрать формат исходного документа в выпадающем меню, нажав на него левой кнопкой мыши. Те же самые действия следует проделать и с расширением, которое он будет иметь после преобразования.

Чтобы начать конвертирование, следует нажать кнопку «Преобразовать» ниже основной панели.

После завершения операции нажмите на кнопку «Скачать», чтобы загрузить конвертированный файл на компьютер.

Способ 3: ConvertStandart

Данный онлайн-сервис имеет лишь один недостаток перед всеми остальными — очень вычурный и перегруженный интерфейс. Неприятный для глаза дизайн и преобладающие красные цвета очень сильно портят впечатление от внешнего вида сайта и немного мешают работе с ним.

Чтобы конвертировать документы на данном онлайн-сервисе, нужно выполнить вот эти простые действия:

1. Нажмите на кнопку «Выберите файл».

Ниже можно выбрать формат для преобразования из довольно обширного списка возможных расширений.

После вышеуказанных действий необходимо нажать на кнопку «Convert». По окончании процедуры загрузка пойдёт автоматически. Пользователю необходимо будет только выбрать место на своём компьютере, куда сохранить файл.

Способ 4: Zamazar

Онлайн-сервис Zamazar также обладает одним единственным минусом, разрушающим всё удовольствие от работы с ним. Чтобы получить преобразованный файл, необходимо ввести адрес электронной почты, на который и придёт ссылка на скачивание. Это очень неудобно и занимает слишком много времени, но этот минус с лихвой перекрывается отличным качеством и скоростью работы.

Для преобразования документа в формат DOC необходимо совершить следующие действия:

Как можно увидеть, почти все онлайн-сервисы по конвертированию файлов имеют свои плюсы и минусы, удобны в использовании и имеют приятный интерфейс (за исключением некоторых). Но самое главное — это лишь то, что все сайты справляются с задачей для которой они созданы на отлично и помогают пользователю преобразовывать документы в удобный им формат.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.